Argumentaire pour la demande du logiciel de gestion de situation en addictologie éO Addictions

Le CSAPA est un établissement médico-social qui a pour objectif d’assurer la prise en charge confidentielle et/ou anonyme, en consultation ambulatoire, des personnes ayant des conduites addictives (alcool, tabac principalement et autres addictions ponctuellement) ainsi que leur entourage.

Le fonctionnement se fait souvent avec des dossiers propres à chaque type d’intervenant (médical, social, infirmier), dossiers qui sont tous sur support papier. Le partage d’informations se fait par communication entre les différents intervenants de l’équipe, informelle ou au cours de réunions de synthèse régulières.

Les inconvénients identifiés de ce mode de fonctionnement sont :

• Un obstacle à la prise en charge coordonnée d’équipe et au partage d’informations sur chaque patient
• Une perte de temps pour le recueil de l’activité et un manque de fiabilité du recueil des données papiers
• Une perte des activités type appels téléphoniques qui ne sont pas systématiquement répertoriés et non comptabilisés dans le bilan d’activité
• Un manque de praticité pour la rédaction des ordonnances et des examens complémentaires alors que les médecins fonctionnent avec des dossiers informatisés pour les autres patients du centre de santé
• Un potentiel manque de confidentialité par l’existence de dossiers papiers
• Un manque de possibilité d’analyses statistiques de notre file active, ou d’actions telles que la recherche de perdus de vue.

Objectifs de l’acquisition d’un logiciel par le CSAPA :

• La suppression complète du support papier pour les dossiers des patients
• Un gain de temps médical du fait de la tenue simplifiée du dossier patient, l’accès rapide aux prescriptions de traitements, la possibilité de modèles-types de prescription d’examens complémentaires, de certificats, etc.
• Une meilleure collaboration entre les différents intervenants de l’équipe autour d’un patient par le biais de ce dossier partagé (avec restrictions d’accès possibles personnalisables selon chaque profil d’utilisateur)
• Un gain de temps médical, social et infirmier du fait de l’amélioration des échanges d’informations sécurisées par le biais du dossier informatisé
• Une meilleure visibilité de l’activité globale et par classe d’intervenants
• Des analyses statistiques régulières de notre file active, dans le but d’améliorer nos pratiques et d’orienter les réflexions pour penser les stratégies d’action à venir
• Une simplification et une fiabilité maximale des recueils d’activités et des données RECAP, ce qui entraîne un gain de temps de secrétariat à redistribuer pour l’organisation des actions de prévention et les analyses statistiques
• Une confidentialité assurée des dossiers
• Un recueil et une analyse simplifiée des actions de prévention menées par la structure

Présentation du logiciel éO Addictions :

Il s’agit d’un logiciel de gestion de situations d’addictologie conçu spécifiquement comme un dossier médico-social pour des structures telles que les CSAPA.

De ce fait, contrairement à un logiciel de gestion de dossiers médicaux classique de médecine, il prend en compte les particularités de l’activité en addictologie, notamment par le fait que :

• L'usager (patient désigné) peut consulter avec ou sans son entourage, mais l'entourage peut également consulter dans une situation où le patient n'est pas présent, ce qui est pris en compte par le logiciel ;
• Le suivi par problème permet en cas de polyconsommation, d'un patient, de traiter les addictions globalement ou isolément et de pouvoir suivre l'évolution de la situation chronologiquement ou transversalement par addiction ;
• La saisie paramétrable de données administratives, sociales, psychologiques, médicales et cliniques permet de classifier les informations, de suivre leur évolution (tableau et graphe) et de les extraire pour les statistiques annuelles (RECAP, rapport d'activité DGS, etc...). D'une manière générale, tout ce qui est saisie dans éO Addictions peut-être extrait et exploité.
• Les actions en groupe et activités de prévention collectives sont prévues pour y être répertoriées.

Les caractéristiques principales du logiciel sont :

• Gestion de la 'situation d'addiction'
• Prise en compte des divers consultants (usager et entourage/famille)
• Suivi des contacts (direct, téléphone, etc...)
• Actions en groupe, Activités de Prévention Collective
• Suivi par problèmes (addictions, pathologies, social, psychologie...)
• Prescriptions de médicaments, examens complémentaires, ...
• Prises en charge, vaccinations, allergies, ...
• Courriers, certificats, notes informatives et personnelles
• Agenda individuel et de groupe
• Répertoire des correspondants (intervenants externes, professionnels)
• Statistiques du centre (autorités de tutelle, financeurs, ...) : DGS - DDASS : Rapport d'activité des structures ambulatoires ; OFDT : données RECAP
• Multiples questionnaires d'évaluation disponibles (exemples : Cannabis : CAST, CAGE Cannabis DETC, Alcool : DETA-CAGE, SHORTMAST, Tabac : Sevrage tabagique

Choix du logiciel éO Addictions pour le CSAPA :

De par les caractéristiques citées ci-dessus, éO Addictions parait répondre aux objectifs du CSAPA. En comparaison aux autres logiciel disponibles conçu pour les structures CSAPA, éO Addictions est conçu non seulement pour les données d’activités et statistiques, mais surtout pour être utilisé comme un vrai dossier patient unique et médico-social, permettant la suppression des autres dossiers papiers, ce qui n’est pas le cas des autres logiciels.

Par ailleurs la formation proposée par la société SILK Informatique, avant et après l’installation du logiciel dans la structure, est complète, ce qui parait primordial pour une bonne appropriation de l’outil par l’équipe entière. Seule une bonne maîtrise de l’outil informatique permettra une utilisation optimale et bénéfique pour le CSAPA.